THEMA: AFAS CRM
Workflows zijn een belangrijke manier om je interne organisatie en werkwijze te standaardiseren. Belangrijke voordelen hiervan zijn dat er kwaliteit wordt afgedwongen, dat je processen sneller kunnen verlopen en dat je productiever kunt zijn2.
Ben je al overtuigd? Zo ja, dan zou ik zeker verder lezen want ik ga hier bespreken hoe ook jij aan de slag kunt met workflows. In dit eerste deel vertel ik hoe je door middel van een goede voorbereiding een heldere én efficiënte workflow op papier kunt krijgen. De eerste en misschien wel belangrijkste stap naar het bouwen van een goede workflow in AFAS.
Ho, stop! Nog even wachten met AFAS opstarten. Als eerste gaan we bekijken met wie je het proces wilt gaan bedenken en uitwerken. Dit kan je alleen doen, maar is dat wel de beste optie?
MET WIE WERK JE JE PROCES UIT?
- Alleen? Dit levert natuurlijk de meeste snelheid op maar jij zult (misschien) minder kennis over het proces hebben dan de betrokkenen of proceseigenaren1
- Met betrokkenen? Dit verdient altijd de voorkeur, het kost wat meer tijd maar zorg wel meteen voor meer commitment en motivatie1. Dat draagt natuurlijk bij tot een betere implementatie tot het nieuwe proces.
- Vergeet ook je klanten niet. Wanneer zij deel uitmaken van je processen hebben ze zeker ook nuttige feedback.
- De baas? Zeker wanneer je aan de slag gaat met bedrijfskritieke processen zal je leidinggevende of het management aangelijnd willen blijven.
Denk in deze stap ook na wie straks op de een of andere manier invloed ondervindt van jouw nieuw op te zetten proces. En vooral dat je deze mensen ook (in dit vroege stadium) betrekt bij je project. Het kan al voldoende zijn om deze persoon te informeren, maar wellicht laat je hem of haar ook een actieve rol in het project spelen.
Op deze manier voorkom je onprettige verrassingen op het moment dat jij je nieuwe proces in de organisatie wordt gelanceerd! Want reken maar dat je dan tegen weerstand aanloopt.
Helaas, ook bij deze stap mag je AFAS niet opstarten. Alvorens je het proces in AFAS gaat bouwen is het van belang om je proces uit te tekenen samen met de mensen die je in de eerste stap hebt verzameld. Dit zorgt er niet alleen voor dat je de workflow sneller "in elkaar kan klikken" maar het heeft ook belangrijke andere voordelen:
VOORDELEN VAN HET UITTEKENEN VAN JE PROCES
- Je visualiseert het proces en geeft daarmee een identiek beeld voor alle betrokkenen1
- Je zorgt voor een heldere communicatie van processen, taken en verantwoordelijkheden1
- Het helpt bij het identificeren van bottlenecks, risico's en probleemgebieden1
Voor het uitwerken hiervan kun je gebruikmaken van Powerpoint, Visio of tal van gratis apps welke je via Google vindt. In mijn ogen is een groot whiteboard en een berg post-it's nog altijd het beste. Maak achteraf ook een foto van je schrijf- en plakwerk, zo kun je alles later gemakkelijk terugzien en uitwerken.
In de praktijk werk ik mijn workflows altijd uit met behulp van een functie-overschrijdende flowchart. Maak voor elke functie (of rol, afdeling, of gebruikersgroep in AFAS) in de flow een horizontale baan en noteer per baan de taken die hier worden uitgevoerd. Werk van links naar rechts de achtereenvolgende stappen uit.
TIPS BIJ HET UITTEKENEN VAN JE PROCES
- Als een stap volledig is geautomatiseerd kan je deze benoemen in een aparte baan. Dit voorkomt dat je een soort van "black-box" in je proces hebt waar het systeem iets automatisch doet.
- Het kan handig zijn om een extra baan te maken waarin alle documenten worden genoemd die worden vastgelegd of e-mails welke (uiteraard automatisch) worden verstuurd.
- Zorg voor eenvoud, ga geen uitzonderingssituaties in je proces verwerken. Deze gevallen behandel je apart buiten je workflows om.
- Denk niet vanuit (on-)mogelijkheden vanuit het systeem maar vanuit de wensen en behoeften van je organisatie.
Je bent al goed op weg dus waarom zou je het niet grondig aanpakken? Nu je je proces hebt uitgetekend is het ook een uitgelezen moment om er kritisch naar te kijken.
MAAK JE PROCES EFFICIËNTER
- Hebben alle stappen écht een toegevoegde waarde of kan er wat worden geschrapt?
- Vraag je eerlijk af: Doen we dit zo omdat we het al 15 jaar zo doen of omdat het de beste manier is?
- Staan er handmatige stappen in die ook kunnen worden geautomatiseerd?
- Bekijk het proces ook vanuit andere oogpunten. Als jij bijvoorbeeld de klant was in dit proces zou je er dan blij van worden?
- Herken je een belangrijke bottleneck of een potentieel risico?
Vergeet niet dat het altijd goed is om kritisch te blijven op je processen. Zo is het de moeite om ze door te lopen wanneer AFAS een nieuwe update heeft met mooie, nieuwe functionaliteiten die je proces weer een stap kunnen verbeteren. Of laat een nieuwe collega met zijn of haar frisse blik de processen bekijken en laat ze zoeken naar verbetermogelijkheden. Bijkomend voordeel is dat ze meteen meer leren over jullie bedrijfsprocessen.
Een goed begin is het halve werk, zeker als het op het uitwerken van processen en bouwen van workflows aankomt. En nu je deze stappen hebt doorlopen ben je klaar voor het echte werk: Het bouwen van de workflow in AFAS.
|
Het daadwerkelijke bouwen komt in dit artikel niet aan de orde maar als je vast aan de slag wilt is dit een goed begin:
In een volgend blog zal ik verder ingaan op het daadwerkelijk inrichten van een proces in AFAS maar geef ik vooral tips en trucs waardoor je nóg meer uit je workflows kunt halen.
1. Terhurne, H., & Ter Welle, S. J. (2007). Process mapping: Een praktische methodiek voor een heldere kijk op bedrijfsprocessen (2e ed.). Deventer, Nederland: Kluwer.
2. Mars, P., & Van der Veldt, T. (2004). De kunst van succesvol ondernemen. Deventer, Nederland: Kluwer.